Policy Conflitti di Interesse
1. Premessa
Ai sensi dell’art.35 – decies, comma 1, lettera b), del TUF le SGR, le SICAV e le SICAF (di seguito i “gestori” e/o “GEFIA” con particolare riferimento a gestori di fondi alternativi), nella prestazione del servizio di gestione collettiva, sono tenuti ad organizzarsi in modo tale da ridurre al minimo il rischio di conflitti di interesse anche tra i patrimoni gestiti e, in situazioni di conflitto, in modo da assicurare comunque un equo trattamento dei FIA.
Il Regolamento Intermediari disciplina nel Libro VI, Parte II, Titolo II, articoli da 115 a 118, i conflitti di interessi nell’ambito della prestazione della gestione collettiva del risparmio, rimandando ampiamente al Regolamento (UE) 231/2013 (“Regolamento Delegato”).
In particolare, ai sensi dell’art. 31 del Regolamento Delegato, il GEFIA è tenuto ad istituire, attuare e applicare un’efficace Politica di gestione dei conflitti di interessi, formulata per iscritto e adeguata alla dimensione, all’organizzazione, alla natura, alla scala e alla complessità della sua attività.
Qualora il GEFIA appartenga ad un gruppo, tale politica tiene conto anche delle circostanze, di cui il GEFIA è o dovrebbe essere a conoscenza, che potrebbero causare un conflitto di interesse risultante dalla struttura e dalle attività degli altri membri del gruppo.
Una corretta politica di gestione dei conflitti di interesse deve includere:
a) con riferimento alle attività svolte dal GEFIA o per suo conto, comprese quelle svolte da un delegato, un subdelegato, un valutatore esterno o una controparte, l’individuazione delle circostanze che configurano o potrebbero generare un conflitto di interesse che comportino il rischio significativo di danno agli interessi del FIA o dei suoi investitori;
b) le procedure da seguire e le misure da adottare per prevenire, gestire e monitorare tali conflitti ai sensi dell’art. 33 del Regolamento Delegato.
Alla luce di quanto sopra, la SGR si è dotata della presente Politica anche con l’obiettivo di fornire agli investitori una descrizione del processo di gestione delle situazioni di conflitto di interessi.
Inoltre, al fine di tenere traccia ordinata dei più generali eventi di conflitto, la Società individua e registra nel medesimo registro anche le situazioni previste ai sensi dell’art. 2391 c.c. relativamente agli interessi degli amministratori, sebbene la relativa norma non preveda espressa annotazione in un registro.
2. Definizione di conflitto di interesse e perimetro dei soggetti che rilevano ai fini della verifica di potenziali situazioni di conflitti di interessi
Ai sensi dell’art. 115 del Regolamento Intermediari (che rimanda all’art. 30 del Regolamento Delegato per l’individuazione della tipologia di conflitti di interesse che possono insorgere nella gestione di OICR) si considerano situazioni di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievoli per gli OICR quelle che danno origine ad un conflitto tra:
a) gli interessi del gestore, compresi i suoi Soggetti Rilevanti o qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con il gestore o un Soggetto Rilevante, e gli interessi dell’OICR gestito dal gestore o gli interessi dei partecipanti a tale OICR;
b) gli interessi dell’OICR, ovvero dei partecipanti, e gli interessi di altri OICR o dei rispettivi partecipanti;
c) gli interessi dell’OICR, ovvero dei partecipanti, e gli interessi di un altro cliente del gestore;
d) gli interessi di due o più clienti del gestore.
Ai sensi dell’art. 30 del Regolamento Delegato, per individuare i tipi di conflitti di interesse che possono insorgere nel corso della gestione del FIA, il GEFIA considera se un Soggetto Rilevante, una persona avente un legame di controllo diretto o indiretto con il GEFIA, ovvero il GEFIA stesso, si trovi in una delle seguenti situazioni:
a) è probabile che realizzi un guadagno finanziario o eviti una perdita finanziaria a spese del FIA o dei suoi investitori;
b) ha un interesse distinto da quello del FIA nel risultato del servizio prestato o dell’attività eseguita a favore del FIA o dei suoi investitori o di un cliente o dell’operazione realizzata per conto del FIA o di un cliente;
c) ha un incentivo finanziario o di altra natura a privilegiare:
gli interessi di un OICVM, di un cliente o di un gruppo di clienti o di un altro FIA rispetto agli interessi del FIA;
gli interessi di un investitore rispetto agli interessi di un altro investitore o gruppo di investitori dello stesso FIA;
d) esegue le stesse attività per il FIA e per un altro FIA, un OICVM o un cliente;
e) riceve o riceverà da una persona diversa dal FIA o dai suoi investitori un incentivo in relazione alle attività di gestione collettiva di portafogli fornite al FIA, sotto forma di denaro, di beni o di servizi, diverso dalle commissioni o dalle competenze normalmente fatturate per tale servizio.
Alla luce di quanto sopra, di seguito la lista dei soggetti che saranno mappati nella sezione del registro dei soggetti che rilevano al fine di verificare potenziali situazioni di conflitti di interessi:
1) Soggetti Rilevanti:
a) la SGR;
b) i soci della SGR che detengano direttamente almeno il 10% della stessa e/o, nel caso di soci persone giuridiche, anche le persone fisiche che detengano partecipazioni indirette nella SGR, nella equivalente misura;
c) i membri del Consiglio di amministrazione e i dirigenti della SGR (se nominati, i.e. Direttore Generale);
d) tutti i dipendenti, nonché ogni altra persona fisica i cui servizi siano a disposizione e sotto il controllo della SGR e che partecipino alla prestazione di servizi di investimento e all’esercizio di attività di investimento da parte della SGR;
e) i membri del Comitato Investimenti del Fondo;
f) gli outsourcers che partecipano direttamente alla prestazione del servizio di gestione collettiva del risparmio, intendendo i soggetti che partecipano al processo di investimento;
g) in aggiunta ai suddetti Soggetti Rilevanti, nelle analisi delle situazioni di conflitto di interesse si deve tenere conto anche degli Affiliati, ove previsti nell’ambito del Regolamento del Fondo.
2) Stretti Legami dei Soggetti Rilevanti e della SGR;
3) Altri soggetti correlati: benché non ricompresi nell’ambito di applicazione soggettivo dalla normativa in materia di conflitti di interessi, la Società include nelle liste dei soggetti che rilevano al fine di analizzare potenziali situazioni di conflitto anche:
a) gli Affiliati, ove previsti dai regolamenti dei FIA e in conformità alle definizioni tempo per tempo definite all’interno dei regolamenti dei FIA;
b) i Rapporti di parentela dei Soggetti Rilevanti (se non presenti nella definizione di “Affiliati” alla lett. a);
c) gli Investitori dei FIA (investitore inteso come soggetto persona fisica o giuridica che sottoscrive senza applicare meccanismi di risalita della catena partecipativa);
4) I soggetti con compiti di controllo, l’analisi è estesa ai seguenti soggetti (di seguito i “Soggetti con compiti di controllo”):
d) I Sindaci;
e) Le Funzioni di Controllo (intese come entità);
f) Il Depositario (inteso come entità);
g) La Società di Revisione (intesa come entità).
Come citato in premessa, al fine avere una trattazione unitaria della materia dei conflitti di interesse vengono considerati nella presente politica anche i conflitti civilistici, ossia non strettamente attinenti alla gestione collettiva, ma che riguardano gli interessi degli amministratori ai sensi dell’art. 2391 c.c.. In particolare, si fa riferimento ad ogni interesse che l’amministratore può avere, per conto proprio o di terzi, nel compimento di una determinata operazione della società. Interesse che in questo caso può anche essere allineato e non per forza confliggente. A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, rientrano in questa fattispecie la stipula di contratti tra la SGR e gli amministratori, sia a titolo personale, sia per il tramite di società dagli stessi controllate, trasferimenti quote da membri del CdA alla SGR e viceversa, etc.
3. Ruoli, definizioni e responsabilità
Di seguito si fornisce una sintetica descrizione dei ruoli e delle responsabilità nel processo di gestione dei conflitti di interessi da parte della SGR:
il Consiglio di Amministrazione (di seguito il “CdA”) è responsabile dell’attuazione della Politica di gestione dei conflitti di interesse. Esso definisce e approva le misure organizzative e le procedure per l’individuazione e la gestione dei conflitti di interessi e per rimediare ad eventuali carenze di tali misure e procedure. Inoltre, il CdA ne verifica periodicamente l’adeguatezza, assicurando che il sistema dei flussi informativi sia adeguato, completo e tempestivo. Il CdA assume le delibere di approvazione delle operazioni in conflitto di interessi, ove richiesto, con il parere preventivo, non vincolante del Comitato Investitori;
l’Amministratore Delegato (di seguito l’“AD”) attua le misure organizzative e le procedure per la gestione dei conflitti di interessi definite dal Consiglio di amministrazione e ne propone l’aggiornamento periodico. Inoltre, l’AD assicura, con il supporto del Responsabile dell’Area Amministrazione (di seguito il “RAA”), che le misure e le procedure adottate siano tempestivamente comunicate a tutto il personale interessato. L’AD verifica l’adozione dei presidi di volta in volta previsti in caso di conflitti di interessi e sottopone l’operazione in conflitto all’approvazione del Consiglio di amministrazione;
Comitato Investitori: ove previsto e disciplinato dal regolamento di gestione del FIA gestito, si tratterebbe di un organo esterno alla SGR e rappresenterebbe uno strumento di presidio a tutela degli interessi degli investitori del FIA, a cui potranno essere affidate funzioni consultive esclusivamente in determinati ambiti (a titolo esemplificativo, in relazione a proposte di investimento o di disinvestimento che dovessero presentare situazioni di conflitto di interesse o in relazione a decisione in merito al prolungamento del periodo di investimento o della durata del fondo), senza che le stesse vadano in alcun modo a ledere l’autonomia gestoria della SGR;
Area Investimenti e Area Gestione Portafoglio (di seguito l’“AI” e “AGP”) sono responsabili della individuazione e prevenzione, con il supporto della Funzione Unica di Controllo (di seguito la “FUC”), dei conflitti di interessi, anche potenziali, nonché dell’adozione delle idonee misure organizzative per gestire e monitorare gli stessi;
la FUC fornisce un supporto consultivo nel processo di valutazione di un potenziale conflitto di interessi e valuta le segnalazioni ricevute dall’AI e AGP. La FUC opera costantemente un controllo di secondo livello, al fine di verificare che le operazioni relative ai FIA gestiti siano state correttamente qualificate e che, in caso di conflitto di interessi, anche potenziale, siano state adottate tutte le necessarie misure organizzative per l’efficace gestione dello stesso. La FUC, inoltre, controlla e valuta regolarmente l’adeguatezza e l’efficacia delle procedure organizzative e delle misure adottate per la corretta gestione delle situazioni di potenziale conflitto di interessi e propone le misure da adottare per rimediare alle eventuali carenze rilevate. La FUC cura altresì la tenuta del registro appositamente istituito per rilevare le fattispecie per le quali sia sorto, o possa sorgere, un conflitto potenzialmente idoneo a ledere gravemente gli interessi della SGR o dei FIA gestiti; al riguardo, la FUC provvede all’aggiornamento del registro su base continuativa. Infine, nell’ambito delle operazioni di investimento, follow-on e disinvestimento delle società target, la FUC elabora un parere da portare all’attenzione del Consiglio di amministrazione sulla conformità dell’operazione ed in particolare sulla corretta gestione della procedura in materia di conflitto di interessi.
4. Individuazione delle situazioni di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievoli per gli OICR
Tenuto conto dell’attività svolta dalla SGR, la Società ha individuato le situazioni di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievoli per i FIA (ossia per i vari FIA gestiti) elencate nella seguente “mappatura delle situazioni di conflitti di interesse”, per le quali si fornisce una sintetica descrizione esplicativa, nonché le misure organizzative e procedurali per la gestione delle stesse.
In sintesi, le misure organizzative e procedurali (presidi) da applicare possono essere:
A. acquisizione del consenso dagli Amministratori Indipendenti;
B. verifica che: (i) i contratti di compravendita delle società target, (ii) le condizioni di co-investimento e (iii) i contratti di assegnazione degli incarichi siano stipulati a prezzi di mercato avuto riguardo all’operazione nell’ambito della quale sono conclusi;
C. astensione dal voto del Soggetto Rilevante interessato direttamente dal conflitto di interesse e/o di emanazione diretta e/o indiretta del Socio;
D. acquisizione parere favorevole non vincolante del Comitato Investitori;
E. giudizio di congruità rilasciato da un Esperto Indipendente;
F. presidi in merito alle politiche e prassi di remunerazione;
G. presidi in materia di vendite improprie;
H. presidi in materia di operazioni personali.
In conformità al considerando n. 5 del Regolamento Delegato 2021/1255, la seguente mappatura dei conflitti tiene in considerazione anche delle situazioni di conflitto di interessi che possono insorgere a seguito dell’integrazione dei rischi di sostenibilità nei processi della SGR, con particolare focus sui conflitti derivanti dalle politiche e prassi di remunerazione, dalle vendite improprie e dalle operazioni personali. Per ciascuna fattispecie sono indicate le misure organizzative e procedurali applicabili (lettere A–H di cui sopra).
4.1 Situazioni di conflitto di interessi derivanti da operazioni nell’ambito del processo di investimento in cui è presente un interesse: dei Soggetti Rilevanti; di qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; di altri soggetti Correlati; di Soggetti con compiti di controllo
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i FIA gestiti dalla Società in caso di:
a) operazioni di acquisto di strumenti (es: titoli rappresentativi di equity, quasi equity e debito, etc.) di società target con controparte venditrice: i) Soggetti Rilevanti; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante, iii) altri soggetti correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo — Misure applicabili: A, C, D, E.
b) operazioni di cessione di strumenti (es: titoli rappresentativi di equity, quasi equity e debito) di società target presenti nei portafogli dei FIA con controparte acquirente: i) Soggetti Rilevanti; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri soggetti correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo — Misure applicabili: A, C, D, E.
c) conferimento di beni (es: titoli rappresentativi di equity, quasi equity e debito, etc.) da parte di: i) Soggetti Rilevanti; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri soggetti correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo, in sede di istituzione di un FIA o successivamente alla sua costituzione (periodo investimento) — Misure applicabili: A, C, D, E.
d) operazioni straordinarie (i.e. fusioni e acquisizioni) che coinvolgano società target presenti nel portafoglio dei FIA, con società/veicoli riconducibili a: i) un Soggetto Rilevante; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri soggetti correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo — Misure applicabili: A, C, D, E.
e) operazioni di co-investimento di qualsiasi natura (es: compravendite di strumenti, aumenti di capitale, sottoscrizioni di strumenti quali POC, etc.) con: i) un Soggetto Rilevante; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri soggetti correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo — Misure applicabili: A, B, C, D, E.
4.2 Situazioni di conflitto di interessi derivanti da operazioni con altri Fondi istituiti e/o gestiti dalla SGR (casistica attualmente non rilevante)
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i FIA gestiti dalla Società in caso di:
a) operazioni di compravendita di strumenti detenuti da un altro Fondo gestito dalla SGR — Misure applicabili: A, D, E.
b) operazioni (in co-investimento) di compravendita di partecipazioni o operazioni straordinarie in società target — Misure applicabili: A, B, D.
4.3 Situazioni di conflitto di interessi (i.e. ove vi siano interessi in diretto contrasto) derivanti da operazioni con: i) FIA gestiti da un’altra SGR; ii) SICAF; iii) altro veicolo di investimento, in cui uno o più amministratori o altri soggetti apicali con ruoli nel processo di investimento siano in comune
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i FIA ed i suoi investitori in caso di:
a) operazioni di compravendita di strumenti (i.e. titoli rappresentativi di equity o ibridi di debito/equity) tra i FIA gestiti dalla SGR e: i) i FIA gestiti da un’altra SGR; ii) una SICAF; iii) un veicolo di investimento, in cui vi siano uno o più amministratori in comune o soggetti apicali con ruoli nel processo di investimento — Misure applicabili: A, C, D, E.
b) operazioni di co-investimento tra i FIA gestiti dalla SGR e: i) i FIA gestiti da un’altra SGR; ii) una SICAF; iii) un veicolo di investimento, in cui vi siano uno o più amministratori in comune — Misure applicabili: A, B, C, D.
4.4 Situazioni di conflitto di interessi derivanti dall’esistenza di relazioni d’affari con le società target
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i FIA gestiti dalla SGR e i partecipanti, in caso di:
a) relazioni d’affari significative esistenti al momento della realizzazione dell’operazione di investimento tra la potenziale società target e: i) Soggetti Rilevanti della SGR; ii) un Investitore; iii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iv) altri Soggetti Correlati; v) Soggetti con compiti di controllo — Misure applicabili: A, B, C, D.
b) concessione di finanziamenti, anche con rilascio di garanzie, alle Società Target nell’ambito del processo di strutturazione dell’operazione di investimento in cui la SGR ha un ruolo decisionale, da parte di: i) Soggetti Rilevanti; ii) soggetti rientranti negli “stretti legami”; iii) Soggetti con compiti di controllo. Tale casistica rileva solo nel caso in cui questi siano Banche o altri intermediari finanziari autorizzati all’erogazione del credito — Misure applicabili: A, B, C, D.
4.5 Situazioni di conflitto di interessi derivanti da contratti e servizi prestati a titolo oneroso ai Fondi da Soggetti Rilevanti, da qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante, da altri soggetti correlati, da Soggetti con compiti di controllo
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i FIA gestiti dalla Società in caso di:
a) conferimento di incarichi nell’ambito di operazioni di investimento/disinvestimento di importo significativo a: i) Soggetti Rilevanti; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri Soggetti Correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo, relativi a: a) servizi di advisory; b) professionisti per lo svolgimento di attività di consulenza e di due diligence preliminari alla compravendita di società target (ivi incluse le due diligence ESG); c) contratti di outsourcing in favore del FIA — Misure applicabili: A, B, C, D.
b) concessione di finanziamenti ai FIA, anche con rilascio di garanzie, da parte di i) Soggetti Rilevanti; ii) qualsiasi persona o entità avente Stretti Legami con un Soggetto Rilevante; iii) altri Soggetti Correlati; iv) Soggetti con compiti di controllo (solo nel caso in cui questi siano Banche o altri intermediari finanziari autorizzati all’erogazione del credito) — Misure applicabili: A, B, C, D.
4.6 Situazioni di conflitto di interessi che possono insorgere a seguito dell’integrazione dei rischi di sostenibilità nei processi della SGR, con particolare focus sui conflitti derivanti dalle politiche e prassi di remunerazione dei Soggetti Rilevanti
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i fondi gestiti dalla SGR e i relativi investitori in caso di:
a) politiche o prassi di remunerazione che inducano i Soggetti Rilevanti a perseguire gli interessi propri o della SGR a danno degli obiettivi di sostenibilità (e.g. riconoscimento di una remunerazione variabile che incentiva la vendita di uno specifico prodotto o di una specifica categoria o combinazione di prodotti ESG in quanto più profittevoli per la Società, senza che la stessa sia parametrata al raggiungimento degli specifici obiettivi in materia di sostenibilità perseguiti dal FIA oppure mancata correlazione di componenti variabili (ad es. carried interest e meccanismi simili) della retribuzione al raggiungimento di specifici obiettivi ESG per prodotti c.d. ex art.9 SFDR) — Misure applicabili: F.
4.7 Situazioni di conflitto di interessi che possono insorgere a seguito dell’integrazione dei rischi di sostenibilità nei processi della SGR, con particolare focus sui conflitti derivanti dalle vendite improprie da parte dei Soggetti Rilevanti
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i fondi gestiti dalla SGR e i relativi investitori in caso di:
a) offerta ai potenziali investitori di prodotti: i) non in linea (non appropriati/non adeguati) rispetto agli obiettivi ESG perseguiti dai potenziali investitori; ii) più costosi rispetto ad altri prodotti in linea — Misure applicabili: G.
4.8 Situazioni di conflitto di interessi che possono insorgere a seguito dell’integrazione dei rischi di sostenibilità nei processi della SGR, con particolare focus sulle operazioni personali da parte dei Soggetti Rilevanti
Si configura una situazione di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievole per i fondi gestiti dalla SGR e i relativi investitori in caso di:
a) compimento di operazioni a titolo personale da parte dei Soggetti Rilevanti su società compatibili (incluse per caratteristiche ESG) con la politica d’investimento del Fondo — Misure applicabili: H.
5. Misure organizzative e procedurali per l’individuazione e la gestione delle situazioni di conflitto di interessi potenzialmente pregiudizievoli per gli OICR
La SGR, al fine di individuare e gestire le situazioni di conflitto di interessi a tutela degli investitori, utilizza una serie di misure, di seguito descritte, che tengono conto della rilevanza della singola fattispecie di conflitto.
Misure per individuare le situazioni di conflitto di interessi
I controlli in merito all’esistenza di potenziali conflitti di interessi sono effettuati, in modo sistematico e per singola operazione di investimento, follow-on e disinvestimento, già nella preventiva fase di approfondimento delle proposte da parte dell’AI coadiuvata dall’area AGP avvalendosi della documentazione disponibile (es. visure camerali e similari).
Ulteriori misure per individuare una potenziale situazione di conflitto di interessi sono:
in caso di operazione di investimento, follow-on e disinvestimento, l’invio ai Soggetti Rilevanti della SGR di una comunicazione in merito all’operazione di investimento, follow-on e disinvestimento di prossima approvazione da parte del CdA (vedasi allegato 1A alla presente), ovvero l’invio alle società target della dichiarazione inerente alla sussistenza/assenza di conflitti di interesse, sulla base dell’elenco dei soggetti rilevanti riportati sul documento stesso (vedasi allegato 1A-bis alla presente); la Società target è tenuta a fornire risposta scritta almeno 7 gg prima della data fissata per la delibera del CdA della SGR;
in caso di assegnazione di un incarico professionale a valere sul patrimonio dei FIA gestiti, l’invio ai Soggetti Rilevanti della SGR di una comunicazione in merito all’assegnazione di un incarico professionale - a valere sul patrimonio dei FIA gestiti - o in alternativa, l’invio alla controparte contrattuale dell’elenco dei Soggetti Rilevanti della SGR al fine di ottenere conferma circa la presenza o meno di conflitti (vedasi allegato 1B alla presente).
I Soggetti Rilevanti sono tenuti a fornire una risposta anche con riferimento a loro Stretti Legami e Affiliati, nei termini indicati dalla Società e comunque antecedentemente la delibera dell’incarico, sia nel caso sussista una situazione di conflitto sia nel caso in cui non sussista alcuna situazione di conflitto. A tal fine, il Responsabile Area Amministrazione è responsabile dell’invio delle comunicazioni e della verifica delle risposte pervenute nei termini indicati. In caso di richiesta alla controparte contrattuale si dovrà ottenere in ogni caso una risposta prima del conferimento dell’incarico.
Con riferimento all’assegnazione di un incarico professionale nell’ambito di operazione di investimento/disinvestimento, qualora si proceda all’invio della richiesta alla controparte contrattuale si dovrà ottenere in ogni caso una risposta prima del conferimento dell’incarico. In particolare, la richiesta verrà effettuata alla prima occasione utile di conferimento dell’incarico e poi verrà successivamente rinnovata su base annuale al fine di individuare eventuali modifiche.
L’AI, con il supporto della FUC, verifica se l’operazione rientra in una fattispecie di conflitto di interessi rilevante ai sensi della mappatura. In presenza di situazioni di conflitto di interessi, l’AI deve darne evidenza in una sezione specifica dell’Investment/Divestment Memorandum concernente l’operazione da sottoporre alla decisione del CdA.
La FUC, nell’ambito delle attività di compliance, esamina la sussistenza in concreto dei profili di conflitto di interessi e fornisce consulenza all’AI per la corretta applicazione delle misure organizzative e procedurali da adottare per la gestione del conflitto.
Prima di essere sottoposta al Consiglio di Amministrazione della SGR, ogni opportunità di investimento ovvero di disinvestimento deve essere preventivamente analizzata e approvata dal Comitato Investimenti, a maggioranza dei membri presenti alla riunione.
Eventuali pareri negativi e/o osservazioni di rilievo, anche in tema di conflitti di interessi, espressi dai membri del Comitato Investimenti durante l’attività di analisi delle singole opportunità, così come dalla Funzione Unica di Controllo per le relative competenze (che dovranno preventivamente aver acquisito la documentazione utilizzata e le valutazioni formulate dal Comitato Investimenti) risultano dalla documentazione posta a disposizione del Consiglio di Amministrazione, che comunque delibera in assoluta autonomia, non essendo vincolato dalle decisioni assunte in sede di Comitato Investimenti.
Qualora il Consiglio di Amministrazione ravveda la presenza di un’operazione di investimento/disinvestimento in cui sussista un potenziale conflitto di interessi, come espressamente previsto nel regolamento di gestione del FIA gestito, la delibera verrà subordinata all’ottenimento di un preventivo parere favorevole da parte del Comitato degli Investitori del FIA, nonché allo svolgimento di analisi integrative da parte del team dedicato – laddove ritenuto opportuno dal Consiglio di Amministrazione – a supporto della decisione d’investimento o di disinvestimento. In ogni caso, per le deliberazioni in ordine ad atti od operazioni in relazione alle quali possa ravvisarsi una situazione di conflitto d’interessi, anche solo potenziale, il Consiglio di Amministrazione dovrà esprimersi con il voto favorevole di tutti i suoi componenti, tra cui, ove richiesto, quello vincolante degli amministratori indipendenti. Nel caso in cui uno degli amministratori sia portatore del conflitto di interessi, egli sarà tenuto ad astenersi dalla relativa votazione.
Misure per gestire le situazioni di conflitto di interessi
(A) Acquisizione del consenso degli Amministratori Indipendenti
Verificata la sussistenza di un potenziale conflitto di interessi, prima del perfezionamento dell’operazione, gli Amministratori Indipendenti, se non in conflitto, forniscono il proprio consenso circa la situazione di conflitto individuata e sulle modalità di gestione adottate dall’area GP. Di tale consenso deve essere data informativa nella delibera del Consiglio di Amministrazione.
(B) Verifica che i contratti di compravendita delle società target, le condizioni di co-investimento e i contratti di assegnazione degli incarichi siano stipulati a prezzi di mercato avuto riguardo all’operazione nell’ambito della quale sono conclusi
Con riferimento ai contratti di compravendita, la documentazione concernente l’operazione da sottoporre ai competenti organi per la relativa approvazione riporta l’analisi del mercato di riferimento e gli specifici valori di comparazione, avendo riguardo alle condizioni economiche e/o contrattuali sussistenti al momento dell’operazione.
La SGR provvede analogamente anche nel caso di conferimento di incarichi a professionisti ove sia stata individuata una situazione di conflitto di interessi.
Si considerano coerenti con la prassi di mercato le condizioni economiche e contrattuali in linea con quelle normalmente rinvenibili sul mercato rilevante per operazioni similari, avuto riguardo anche al contenuto della prestazione, compiute fra controparti tra le quali non intercorrono Stretti Legami. Tale verifica viene effettuata prima di sottoporre la decisione inerente all’operazione, attraverso report o analisi svolte direttamente dalla SGR. In caso di conferimento di incarico a professionisti, la SGR verifica le condizioni di mercato mediante la valutazione comparativa di almeno due ulteriori offerte richieste ad altri operatori del settore aventi caratteristiche omogenee. Nel caso di operazioni di co-investimento tra i FIA gestiti dalla stessa SGR o con FIA gestiti da un’altra SGR, SICAF, altro veicolo di investimento, in cui uno o più amministratori o altri soggetti apicali con ruoli nel processo di investimento siano in comune:
le condizioni di investimento devono essere pari-passu (es. prezzo, diritti di voto, governance, clausole negoziali etc.);
il round di investimento deve essere equamente ripartito tra i FIA gestiti, a meno che non ci siano valide motivazioni che giustifichino una ripartizione del round differente (es: rispetto di specifici limiti di investimento previsti dal contratto di investimento/Regolamento di Gestione, periodi di investimento non allineati tra i FIA che comportano un’indisponibilità monetaria parziale da parte di un FIA a partecipare per la parte equamente suddivisa tra i FIA, allocazioni differenti di risorse come previsto dai Business Plan dei Fondi).
(C) Astensione dal voto del consigliere di amministrazione interessato direttamente dal conflitto di interesse
In presenza di un conflitto di interessi in cui è coinvolto direttamente un Soggetto Rilevante avente potere di voto (i.e. consigliere), la delibera del CdA deve essere assunta con l’astensione dal voto da parte dello stesso.
Laddove l’attivazione di tale presidio dovesse risultare bloccante, si pensi all’ipotesi in cui la maggioranza dei membri del Consiglio di amministrazione avesse un interesse in conflitto, in via eccezionale sarà possibile disapplicare il presente presidio, a condizione che la SGR abbia messo in atto tutti gli altri presidi previsti dalla Policy per la casistica interessata dal conflitto.
(D) Acquisizione parere favorevole non vincolante del Comitato Investitori
Verificata la sussistenza di un potenziale conflitto di interessi, prima del perfezionamento dell’operazione deve essere richiesto da parte del Responsabile dell’AI formale parere del Comitato Investitori della SGR in merito alla fattispecie interessata dal conflitto di interessi. A tal fine, deve essere fornita al Comitato Investitori con congruo anticipo tutta la documentazione utile per esprimere un parere motivato sull’operazione.
Di norma, il parere del Comitato Investitori viene acquisito prima della decisione del Consiglio di Amministrazione; diversamente, la decisione del Consiglio di Amministrazione è assunta con riserva della successiva acquisizione del parere del Comitato Investitori.
In presenza di un parere negativo espresso dal Comitato Investitori, il Consiglio di Amministrazione può comunque procedere alla deliberazione dell’operazione, a condizione che (i) la relativa decisione sia assunta all’unanimità e (ii) siano puntualmente esplicitate le motivazioni che hanno indotto il Consiglio a discostarsi dal parere negativo reso dal Comitato.
Qualora il parere negativo venga espresso in un momento successivo alla deliberazione del Consiglio di Amministrazione, quest’ultimo è tenuto a riesaminare l’operazione nella prima seduta utile, al fine di dare adeguata evidenza delle ragioni sottese alla eventuale decisione di non conformarsi al parere del Comitato Investitori.
(E) Giudizio di congruità rilasciato da un Esperto Indipendente
In presenza di cessione di strumenti rappresentativi di equity, quasi equity, debito fra FIA gestiti dalla SGR, la vendita deve avvenire solo successivamente all’acquisizione di un giudizio di congruità sui valori rilasciato da un Esperto Indipendente (es.: perizia giurata). Stessa prassi dovrà essere seguita per conferimenti in natura di strumenti rappresentativi di equity, quasi equity, debito in un FIA fin dalla sua costituzione e durante la vita dello stesso e per compravendite di strumenti direttamente da/a Soggetti Rilevanti, loro stretti legami e affiliati.
(F) Presidi in merito alle politiche e prassi di remunerazione
Premesso che la Società in quanto gestore sottosoglia non è tenuta ad adottare una policy sulle remunerazioni, la struttura generale della remunerazione non deve indurre i Soggetti Rilevanti a perseguire gli interessi propri o della Società a danno degli obiettivi di sostenibilità.
La Società potrà prevedere che vi sia il riconoscimento di una remunerazione variabile che però risulta del tutto slegata da logiche di profitto che incentivano la vendita di un determinato prodotto piuttosto che di un altro. In particolare, la remunerazione variabile viene parametrata al raggiungimento di specifici obiettivi che tengono conto delle caratteristiche perseguite dai FIA e pertanto non vi sono dei meccanismi di incentivo che possono indurre i Soggetti Rilevanti a perseguire interessi propri o dell’intermediario a danno degli obiettivi in materia di sostenibilità.
(G) Presidi in materia di vendite improprie
Premesso che difficilmente la Società si troverà a commercializzare contemporaneamente più prodotti tenuto conto sia delle dimensioni, sia della tipologia di OICR commercializzati (FIA chiusi riservati), in nessun caso la stessa prevede forme di remunerazione e valutazione dei Soggetti Rilevanti che incentivino la vendita di uno specifico prodotto o una specifica categoria o combinazione di prodotti sostenibili, nell’ottica di rafforzare attraverso tali misure la correttezza delle relazioni con la clientela ed evitare che al cliente siano offerti prodotti: i) non in linea (non appropriati/non adeguati) rispetto agli obiettivi ESG perseguiti dai potenziali investitori; ii) più costosi rispetto ad altri prodotti in linea.
La Società in fase di sottoscrizione verifica, infatti, pena l’impossibilità di sottoscrivere il FIA, la compatibilità tra gli obiettivi in materia di sostenibilità dichiarati dal cliente rispetto al livello di caratterizzazione ESG del prodotto.
(H) Presidi in materia di operazioni personali
La Società, anche per il tramite di clausole all’interno dei Regolamenti dei FIA, vieta il compimento di operazioni a titolo personale da parte dei Soggetti Rilevanti su società compatibili (incluse per caratteristiche ESG) con la politica d’investimento del Fondo.
6. Monitoraggio e registrazione delle situazioni di conflitto
Per ottemperare agli obblighi di monitoraggio ai sensi dell’art. 118 del Regolamento Intermediari (il quale rimanda in toto all’art. 35 del Regolamento Delegato), la SGR istituisce un registro in formato elettronico .xls, nel quale devono essere rilevate le fattispecie per le quali sia sorto un conflitto di interessi potenzialmente idoneo a ledere significativamente gli interessi dei FIA della SGR e/o dei suoi investitori.
Il registro dei conflitti si compone delle seguenti sezioni: i) sezione contenente i nominativi dei Soggetti Rilevanti, degli Stretti Legami dei membri dell’Area AGP (“Gestore”) e dei Soggetti Rilevanti, degli Affiliati (se previsti dai regolamenti dei FIA) e degli Altri Soggetti (cfr. par. 2); ii) sezione delle fattispecie di conflitto di interesse.
L’aggiornamento della sezione relativa ai nominativi è effettuato dal Responsabile Area Amministrazione, mediante l’invio al Soggetto Rilevante e al Gestore dell’Allegato 1E alla Sezione X – Dichiarazione Soggetto Rilevante Persona Fisica ovvero dell’Allegato 1E-bis alla Sezione X Dichiarazione Soggetto Rilevante Persona Giuridica e Gestore.
Il Soggetto Rilevante e il Gestore hanno l’obbligo di comunicare tempestivamente alla Società ogni variazione dei soggetti/entità inclusi nella sezione dei nominativi del registro al fine di permettere al Responsabile area amministrazione l’aggiornamento dello stesso.
Al fine di rafforzare la capacità della Società di intercettare autonomamente eventuali variazioni delle liste, non comunicate spontaneamente da parte dei Soggetti Rilevanti, il Responsabile Area Amministrazione invia almeno semestralmente ai Soggetti Rilevanti la comunicazione con la quale chiede eventuali variazioni rispetto all’ultimo elenco comunicato degli Stretti Legami e degli Affiliati.
Ogni qualvolta vi sia un aggiornamento della sezione dei nominativi è onere del Responsabile Area Amministrazione trasmettere il registro aggiornato alla FUC.
L’aggiornamento della sezione del registro inerente alle fattispecie di conflitto è, invece, effettuato dalla FUC su input ricevuti dalla Società. È, infatti, onere della Società informare tempestivamente la FUC di qualsiasi fattispecie di conflitto di cui la stessa sia venuta a conoscenza nello svolgimento della propria attività. La FUC dopo aver aggiornato il registro lo invierà alla Società.
La FUC è responsabile della tenuta e dell’aggiornamento del Registro. Il Registro viene aggiornato ogniqualvolta si rilevi o venga ricevuta informazione riguardo la sussistenza di fattispecie per le quali sia sorto un conflitto di interessi potenzialmente idoneo a ledere gravemente gli interessi dei FIA della SGR e/o dei suoi investitori. A tal fine è obbligo della SGR segnalare tempestivamente, via e-mail, alla FUC ogni variazione intervenuta in merito al venir meno di determinate situazioni di conflitti (i.e. cessazione dello Status di Soggetto Rilevante).
Il Registro deve contenere:
numero progressivo assegnato alla fattispecie di conflitto di interessi rilevata;
data di iscrizione nel Registro;
data di inizio del conflitto di interessi;
soggetto che ha segnalato la fattispecie di conflitto di interessi;
tipologia servizi e/o attività interessati;
FIA interessati;
tipologia di conflitto di interessi rilevata;
soggetti rilevanti coinvolti dal conflitto (a seconda dei casi, individuati nominativamente o in funzione della loro relazione con la SGR);
presidi adottati dalla SGR;
data di eventuale cessazione del conflitto di interessi;
data di eventuale cancellazione dal Registro;
ragione della cancellazione dal Registro.
I dati presenti nel Registro sono a disposizione per eventuali richieste pervenute dagli organi di controllo della stessa SGR e dalle Autorità di Vigilanza. Apposite relazioni scritte, in merito ai conflitti rilevati e alla relativa modalità di gestione adottata, sono fornite periodicamente dalla FUC (almeno una volta l’anno nell’ambito della relazione annuale) al Consiglio di amministrazione ed utilizzate anche per il riesame periodico della politica adottata per la gestione dei conflitti di interessi da parte del Consiglio di amministrazione.
La FUC provvede al monitoraggio dell’evoluzione della normativa in materia di conflitti di interessi. In occasione di interventi normativi con impatto sui presidi di gestione dei conflitti di interessi, la FUC fornisce agli organi di direzione ed a tutto il personale adeguata informativa.
La FUC ha inoltre il compito di controllare e valutare in modo permanente l’adeguatezza e l’efficacia delle procedure organizzative e delle misure adottate per la corretta gestione dei conflitti di interessi e per rimediare ad eventuali carenze.
Restano fermi i compiti di controllo rimessi al Collegio Sindacale.
La FUC è altresì responsabile del monitoraggio nel continuo delle fattispecie di conflitti di interessi individuate.
La mappatura dei conflitti di interessi è sottoposta a revisioni su base continuativa da parte della FUC, al fine di consentire l’individuazione di nuove fattispecie di potenziale conflitto di interessi ed un aggiornamento costante e aderente all’evoluzione dell’operatività aziendale.
Sebbene non richiesto dalla normativa civilistica, gli interessi degli amministratori ai sensi dell’art 2391 cc dichiarati e analizzati nelle sedute consiliari verranno ugualmente annotati nel registro al fine di ottenere un registro unitario e completo delle varie situazioni.
La FUC riceve apposito flusso informativo dalla Società al fine di effettuare tempestive registrazioni di predette situazioni.
7. Gestione delle operazioni con Soggetti correlati
Fase Pre-deliberativa
La SGR non appena individuata la controparte o le controparti potenzialmente idonee ad iniziare una trattativa avente ad oggetto un trasferimento di risorse, servizi od obbligazioni verifica se la stessa rientri nella categoria di operazioni con soggetti correlati (di seguito, anche, “parti correlate”) e se vadano considerate – in termini economici – rilevanti o meno. Per tale attività, ciascuna Area o Funzione può avvalersi della consulenza della Funzione Compliance.
L’Area o la Funzione che ha individuato la controparte predispone un documento contenente tutti gli elementi essenziali dell’operazione (di seguito anche la “Proposta”) che, unitamente agli eventuali documenti di supporto necessari a fornire un’esauriente comprensione della stessa, sarà messa preventivamente a disposizione del Consiglio di Amministrazione per le opportune valutazioni e delibere.
La Proposta deve contenere almeno i seguenti elementi:
indicazione dell’Area o della Funzione proponente;
il nominativo della Parte Correlata o del Soggetto Connesso, controparte e la sommaria descrizione del tipo di correlazione;
la descrizione dell’operazione, comprensive del corrispettivo e delle altre condizioni economiche;
i tempi tecnici previsti per l’esecuzione dell’operazione;
oggettivi elementi di riscontro, qualora le condizioni dell’operazione siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard.
La Funzione Compliance effettuerà una preventiva verifica formale sulla completezza della Proposta sulla base dei requisiti minimi sopra indicati, eventualmente chiedendo integrazioni all’Area o alla Funzione interessate. Nel caso la Proposta risulti essere conforme ai requisiti minimi di cui sopra, la stessa, con gli eventuali allegati e/o integrazioni, viene trasmessa senza indugio (a mezzo e-mail o consegnato brevi manu) ai componenti del Consiglio di Amministrazione.
Nel contempo, la Funzione Compliance provvede alla conservazione della Proposta e della relativa documentazione di supporto. I componenti del Consiglio di Amministrazione hanno facoltà di richiedere informazioni o documenti e di formulare osservazioni all’Area o alla Funzione di riferimento, che è tenuta a rispondere nel tempo tecnico strettamente necessario.
Qualora lo reputino necessario, gli Amministratori Indipendenti possono farsi assistere da un esperto indipendente di propria scelta, a supporto del rilascio del consenso sull’operazione. La Proposta viene quindi sottoposta al Consiglio di Amministrazione per il tramite dell’Amministratore Delegato.
Fase deliberativa
Gli Amministratori Indipendenti deliberano per primi sulla Proposta, esprimendo un consenso circa l’interesse della società al compimento dell’operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni, delle quali dovranno essere data informativa nella delibera del Consiglio di Amministrazione. Il consenso degli Amministratori Indipendenti dovrà essere unanime.
Pertanto, in caso di difformità di voto, si intenderà rilasciato diniego ai fini della presente policy. In caso di diniego, anche di un solo Amministratore Indipendente, verranno rappresentate le eventuali lacune o inadeguatezze riscontrate ed evidenziate le ragioni per cui non vengono condivise le motivazioni in merito all’interesse della Società al compimento dell’operazione ovvero ancora le riserve relative all’esecuzione dell’operazione in mancanza di una soluzione o sistemazione delle lacune o inadeguatezze riscontrate.
La documentazione afferente all’operazione e, in caso di delibera, il verbale della delibera del Consiglio di Amministrazione che decide in ordine alla Proposta deve esplicitare adeguatamente le motivazioni in merito all’interesse della Società al compimento dell’operazione, nonché alla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni. In caso di diniego degli Amministratori Indipendenti, ovvero di voto negativo da parte di uno o più dei suoi membri, il Consiglio di Amministrazione si astiene dalla deliberazione.
Nel caso in cui la decisione spetti per legge o per statuto all’Assemblea, la Proposta deve essere inoltrata, in tempo utile per la relativa deliberazione, al Consiglio di Amministrazione che, qualora decida favorevolmente, sottopone la Proposta medesima all’Assemblea.
Con cadenza almeno annuale, nell’ambito delle attività di manutenzione del registro dei conflitti, la Funzione Compliance provvederà ad effettuare un censimento delle potenziali situazioni di conflitto di interesse riguardanti le parti correlate alla SGR e ad alimentare un file di mappatura delle medesime.
8. Comunicazione dei conflitti agli investitori (Disclosure)
Della Politica, ovvero di un estratto della stessa approvato dal Consiglio di amministrazione, viene fornita adeguata informativa in sede di sottoscrizione agli investitori dei FIA gestiti tramite il documento informativo sulla SGR e i servizi redatto ai sensi dell’art 36 del Regolamento Intermediari Consob.
Qualora le modalità organizzative adottate dalla SGR non siano idonee a garantire, con ragionevole fiducia, che sia evitato il rischio di ledere gli interessi degli Investitori, la SGR prima di agire per loro conto, informa questi ultimi della natura e della fonte del/dei conflitti secondo quanto previsto dall’art. 14 della Direttiva AIFM e dall’art. 36 del Regolamento Delegato.
9. Distribuzione e modifica della Politica
Il Responsabile Area Amministrazione, per conto del Consiglio di amministrazione, è responsabile della diffusione della presente Politica al personale coinvolto nel processo di investimento, tenendo traccia della distribuzione della stessa.
La presente Politica sarà oggetto di aggiornamento al verificarsi di cambiamenti rilevanti nell’operatività della Società o in occasione di adeguamenti normativi.